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事業紹介

電子署名・電子認証の導入事例JIPDEC「あんしんかんベストプラクティス2014」受賞

導入概要

<導入概要>

全社員にJCAN証明書を配付して、社内の給与明細の配付をペーパレス化して、電子署名&暗号技術で安全に実現しました。

<導入目的>

  • 総務課の給与明細業務の負担軽減および配信コスト削減、社内業務の効率化
     
  • 社員の給与明細の参照の利便性向上
     
  • 電子証明書の利用による安全な配信サービス実現、およびBPMの活用による業務可視化
     

日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)の主席研究員大泰司様、佐藤様へのインタビュー

Q.弊社では全社員にJCAN証明書を配付し、給与明細の電子化を実現しました。今回の弊社の事例についてご意見をお聞かせください。

----- 給与明細の電子化、PDF化自体はこれまでにもありました。ところが、PDFを共通鍵(パスワード)で暗号化すると鍵の扱いに困ってしまいます。
そこで、暗号化せずに別途設けたダウンロードサイトに各自のID/パスワードでしてログインするということが行われていました。これだと、ますますID/パスワードが増えてしまうし、ダウンロードも面倒です。

御社のシステムでは、JCAN証明書を一旦端末にインストールさえしてしまえば、自分の端末を使っているときには自動的に復号されて、自分だけが内容を見ることができるという画期的なものです。JCAN証明書を全社員に配付している御社ならではの事例だと思います。

実は全社員に証明書を配付している企業でも、端末へのインストールがされていないという例がけっこうあります。インストールさえしてしまえば後は楽なのに、何となくハードルが高いんでしょうね。(※注)

御社の事例で面白い点は、給与明細は全社員が必ず見るので証明書をインストールせざるをえない(笑)。
一旦、使い始めて慣れてしまえば、簡単で便利だということがお分かりになると思います。この勢いで全社内文書を電子化して、世の中に事例としてどんどん発信していただきたいです。もちろん、JIPDECも負けていられません。

また、JCAN証明書を使えば、給与明細等社内文書だけでなく、契約書等社外との取引文書も安全に電子化することができます。紙を使わないビジネスのやり方を広めて、社会全体の効率化と省資源化を図りたいですね。
※注:JCAN証明書のインストールについては以下のガイドを参照。
http://www.jipdec.or.jp/project/anshinkan/jcan/install.html

インタセクトコミュニケーションズの譚玉峰社長へのインタビュー

Q1:「給与明細電子化」の導入を検討された経緯をお聞かせください。

----- 社員の給与管理は間違いが許されない大変重要な業務の一つです。
その業務をミスなく処理するためには、二重三重のチェックが必要になり、多くの時間や労力、コストがかかるものです。しかし、重要な業務ほど、無駄をなくし、スリム化することでその得られる効果は大きく、これまで以上に正確性、安全性を高め、且つコスト削減、業務の見える化を考えた結果、「電子証明書を使用した給与明細電子化」の導入に至りました。

Q2:なぜ、給与明細配信に電子証明書を使用されたのでしょうか?

----- 先に給与明細の通知は大変重要な業務とお話しましたが、重要な業務には、当然、決裁が必要になります。決裁には、印鑑やサイン、またはメールを使用するのが一般的ですが、これは、決裁者と申請する者とが常に同じ部屋で作業している状況では、問題ないかもしれませんが、弊社のように外出や国内外への出張が多いような職場環境では、印鑑やサインで決裁の証しを残すのに、無駄な時間や労力がかり、非効率です。かといって、メールを使用すると、これも信頼性に欠けるところがあります。電子証明書を用いれば、極端な話をすると、地球の裏側に居ても、いつでも決裁ができますし、且つ、安全性の高い JCAN 証明書を使用することで、すべての費やす労力やコストを大幅に削減できると思ったからです。一言で言えば“わが社のコンプライアンス”のためですね。

Q3:電子化に関する今後の予定をお聞かせください。

----- 今後は、社内の給与明細の電子化のみならず、社内外でやり取りする全ての書類の電子化を進め、その際にはJCAN証明書を利用したいと考えています。そのことで、安全性の向上・業務スピードの向上・事務処理ミスの防止などの効果など様々な可能性を期待しています。さらには、中国にあるわが社のグループ企業5社にも同様にJCAN証明書を利用して、安全・効率的・スピード化された電子化の仕組みを構築し、グループ間の財務・経理情報はもちろん、契約情報や社員情報などの法務・コミュニケーションにも活用し、動きの速いグローバル情勢に対応していく予定です。

Q4:今回のシステムの特徴

----- 今回のシステムは単に WEB 上で給与明細を公開するだけのものではなく、最先端のドイツOpenLimit 社の電子署名や暗号技術を活用しています。その結果、本人以外は絶対に閲覧することができないセキュリティを確保したうえで、Cordys 上での全社業務プロセスの連携が可能になりました。

ECビジネス部(西尾部長)へのインタビュー

Q1.導入前お困りだったことは何ですか?

----- 社員全員に直接手渡しで渡さないといけないので、本人が休みだったり、出張だったりで渡せずにいるうちに、今度は自分が出張になってしまい、しば らく渡せないことがありました。給料明細は重要な書類ですし、特に所帯を持たれている方の場合などはとても気がかりでしたね。

Q2.導入後の感想をお聞かせください。

----- まず、渡す手間と時間が省けました。また、渡し忘れや、渡した渡してない、渡したいのに渡せない等の問題が発生しないので大変助かっています。

給与明細電子化を推進した管理部(大加茂部長・後田さん)へのインタビュー

Q1:「給与明細の電子化」導入前の問題点や困っていた点は何ですか?

----- たくさんありましたが、主に以下の事に悩まされてきました。

①給与明細の印刷から封入、封筒のラベル貼りの全てを手作業で行っていたため、とても時間がかかっていました。

②重要な個人情報ですので他人に見られないよう、印刷の際はプリンターの前に立って行うなど、非常に気を遣っていました

③給与明細を封筒に封入する作業では、入れ間違いのミスが許されないので、2名でWチェックっていました。非常に緊張する、精神的に負担の大きい作業でした。

④毎月、給与振込日の前日までに確実に給与明細を全社員の元へ届けられるようにしなければならないので、事前に長期出張や社外勤務している社員や産休等の休職中の社員に、送付先や受け取り可能時間帯を確認する必要があり、とても面倒でした。また、配送手配後に急遽、送付先が変更になった場合など、対応しきれないこともありました。

⑤毎月10か所以上はある発送先へ、個別の送付状等準備を行わなければならず、梱包の作業も含めると、時間も労力もかかって、大変でした。

⑥普通郵便で届けておらず、問い合わせ番号等で送付後も追跡できる方法で発送していましたので、送料のコストがかかっていました。

⑦給与明細の控えは7年間保管しなければならず、その保管場所の確保と鍵の管理が面倒でした。

⑧給与明細に使用する専用の帳票用紙(1 枚 20 円)が高く、発行するだけでコストがかかり、また、在庫を切らしてはいけないので、帳票用紙の在庫確認をするのも手間でした。

Q2:導入後の効果はいかがでしたか?

----- 給与明細の印刷や封入作業をする必要がなくなり時間短縮とコスト削減(下表参照)ができただけでなく、セキュリティ面ではJIPDEC が推奨するJCAN 証明書を使用しているので、安心して配信ができ、精神的な負担がなくなりました。また、ボタンひとつで配信されるので、配送の手間もなくなり、自動的に一括で給与明細がPDFファイルとして生成され、そのままデータ保管ができるのでので、ペーパレス化され、給与明細の保管場所の確保も不要となりました。先にお話しした問題点や困っていた点がすべて改善され、大幅なコスト削減、精神的負担の軽減ができました。

一番感動しているのは、エクセルファイルから自動でPDF ファイルを生成してくれるだけでなく、全ての PDF ファイルが各社員のJCAN 証明書の公開鍵により暗号化され、復号するには、各社員の JCAN 証明書 の秘密鍵と各社員が設定した秘密鍵のパスワードが必要になります。一般的に使用されている給与明細配信 システムのセキュリティは、ID とパスワードのみですので、セキュリティ面で不安なところがありますが、 弊社の給与明細配信システムはそれに+αして『JCAN 証明書』を使用することにより、セキュリティ面はま さに鬼に金棒なんです!精神的な負担の軽減は言うまでもありませんが、時間的にも余裕が持てるようになり、その分を他の業務に回せるようになったので、本当に助かっています。
 

<効果(補足説明)>

  •  コスト削減(約10万円/月・職員100人分の事務処理を効率化)
  •  情報漏えいリスクの低減(社員が個々に行っていた「パスワードを設定した機密情報をメールで送り、別メールでの通知」といった煩雑な手順から改善)
  •  利便性の向上(社内システム上で管理・参照が可能なため、社員が新たに操作方法を覚えることも不要)
  •  コンプライアンス体制の強化(確実な承認行為と記録管理、法令に基づく文書保管などを実現)
  •  今後の業務改善への波及効果(本システムを構築した際のBPM(ビジネスプロセスマネジメント)は、今後の業務改善へのモデルケースとして展開可能)

コスト比較表(円/月)

  導入前 導入後
配送先確認作業 36,000(3,000/h*10h*1.2人) 0
配送料 5,600(560*10通) 0
印刷費用 4,000(40*100枚) 0
印刷・封入等作業費用 18,000(3,000/h*5h*1.2人) 0
発送・梱包作業費用 18,000(3,000/h*5h*1.2人) WEB上確認作業
再発行/再送等作業費用 1,500(3,000/h*0.5h) 0
保管費用 12,600(3,000/h*3.5h*1.2人) 0
精神的負担(%) 100% 0%
合計 95,700  

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