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BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT業務情報をデジタル管理・交換

電子化により業務プロセス管理を改善することと並行して進めなければならないこととして、

  • 社外との取引文書や申請書を電子化すること
  • 部門間のプロセスで授受される文書情報や社内・協力会社の情報資産やプロジェクト情報を電子データとして共有管理すること

の2つがあります。

社外との取引文書や申請書の電子化

電子化によって業務プロセスを改善する際に社外との契約や正式文書の授受を書面で行うために、業務全体を電子化できないという問題が少なからずあります。

そのため、社外との取引で発生する契約書や申請書を電子化することは、取引業務の改善に加え、社内業務の改革に大きく影響します。

社外との取引を電子化するためには、取引する電子データの原本性を確保するとともに取引関係のある両者が合意したという証拠を確実に保管することが必要となります。

弊社は、そのためのソリューションとして、

  • 電子データに電子署名するために必要な電子証明書の発行サービス
  • 電子契約サービス
  • 電子証明書による電子署名サービス
  • 電子証明書が使用できない場合の手書きサインソリューション

を提供しております。

電子証明書発行サービス

各種契約書や申請書類の電子化に必要となる電子証明書を幅広く活用するために様々なニーズに対応した電子証明書発行サービスを行っています。

電子証明書による電子署名により、誰がいつ対象の電子文書の内容を承認・合意したのかを証明するための電子署名法の要件に対応することができます。

※2018年3月より建築確認検査の電子申請で必要となる建築士用の電子証明書の発行サービスを開始しました。

※2018年3月時点で弊社では、年間1万5000枚以上の電子証明書発行業務を運用し、電子契約システムでの契約書への電子署名、クライアント証明書、各種申請文書への電子署名に用いられています。

電子証明書が使用されている契約書や申請書は、急速に増加しています。

利用されている業種 電子証明書を使用した電子署名文書の種類例
賃貸事業者様 個人向け賃貸契約、法人向け賃貸契約
建設事業者様 建築請負契約、各種工事請負契約、建築確認申請
SI事業者様 準委任契約、請負開発契約、サービス利用契約など
金融事業者様 ローン契約、信託契約、各種申込書
保険事業者様 保険契約、報告書、派遣契約
製品製造事業者様 物品購買契約、基本契約、請負契約、検収書・請求書
不動産管理事業者様 保守契約、工事契約
小売り事業者様 基本契約、各種契約(協業条件やイベント関連契約など)

電子証明書は、契約や申請以外にも秘密文書のセキュア配信にも使用されます。

弊社の発行サービスの特徴

弊社は、2014年よりJCAN証明書オンライン発行サービスを提供しています。

  • 弊社サービスの特徴は、電子契約で広く使用されているJIPDEC(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)が発行するJCAN証明書の発行申請がWeb画面から行えます。
  • Webのオンライン処理により、取引先情報や自社内署名書利用者情報を登録することで、JCAN証明書を発行することができます。
  • ご要望によって、お客様の顧客管理システムなどと連携したJCAN証明書自動発行申請処理の機能追加開発も可能です。
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「電子契約サービス」

企業間の取引を電子化し、書面の管理や郵送などの手間を省き、印紙税負担を無くすことができる電子契約システムの導入支援を行います。

電子契約サービスの利用による3つのメリット

  • ペーパレス化によるコスト削減
    書面印刷、封入、郵送の手間削減、郵送代削減、印紙代などが大幅に削減できます。
  • 電子化による業務効率の向上とスピードアップ
    数時間で取引先との契約が行えます。
  • コンプライアンス強化
    BCP対策、契約手続き漏れ、書面の契約書の紛失防止に大きな効果を上げます。

電子契約サービスの導入支援から、電子取引に必要な電子証明書の発行サービスや、電子署名ツールの提供、手書きサインサービスの提供など様々なニーズに対応します。

実績ある「電子契約サービス」

定評ある新日鉄住金ソリューションズ株式会社が提供するクラウドサービスである電子契約サービス「CONTRACTHUB@absonne」の導入支援を行います。

CONTACTHUB@absonneは、電子署名法、電子帳簿保存法などの法的環境の整備と電子署名、タイムスタンプなどの技術環境の整備を背景に急速に普及の進む電子契約をSaaS/ASP形態で簡単に導入できるサービスです。

また、電子契約の導入により印紙税負担を無くすことができ、大きなコスト削減も実現できます。企業間の契約業務、受発注業務を煩瑣な紙作業から解放し、安心・確実・低価格でペーパレス化を実現できます。

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電子契約サービスの主要適用業種

業種 電子契約の種類
建設、小売り B2B建築請負契約。B2C建築請負契約
B2C建物設備補修・改修工事請負契約
不動産賃貸 B2B賃貸契約。B2C賃貸契約。サブリース契約
銀行 住宅ローン金銭消費貸借契約
設備機器製造/工事 部品購買契約、工事発注契約
化学製品製造 資材調達契約、工事発注契約
情報通信 システム開発請負契約、準委任契約、保守契約

CONTRACTHUBは、スマホによる電子署名や、英語対応も可能です。海外の取引先との契約にも最適なクラウドサービスです。

CONTRACTHUBについては、下記参照ください。
https://www.itis.nssol.nssmc.com/contracthub/

「電子署名サービス」

Openlimit SignatureService for PAdES-LTV(PDF Advanced Electronic Signatures)は、PDF文書の10年以上の電子署名有効性を検証することを可能とした、電子署名とタイムスタンプのオールインワンソリューションです。

Openlimit SignatureService for PAdES-LTVの特徴

1.10年を超える真正性を検証できる長期署名の標準規格PAdES準拠

  • 電子署名とRFC3161タイムスタンプを組み合わせること(ES-Tと呼びます)で署名者の証明書の有効期限が過ぎても真正性の確認が可能です。電子署名が「誰が」「何を」について、タイムスタンプは「いつ」「何を」について真正性を確認できるようにします。
  • 「電子署名+タイムスタンプ+証明書+失効情報(CRL/OCSP) +保管タイムスタンプ(複数可)」をES-Aと呼びます。 この形式を長期署名と言います。ES-Tに保管期間の延長をするために保管タイムスタンプを付与続けることで保管期間の延長を行います。長期署名形式は、現行タイムスタンプの有効期限(多くは、10年)を超えて、電子署名の有効性検証が必要なリース契約、ローン契約、基本契約などで必要とされています。
  • ES-TとES-Aは欧州規格ESTIでプロファイルが定義されています。

2.Openlimit SignatureService for PAdES-LTVは、大量文書の自動署名、既存システムへのスムーズな統合、個別の署名デザイン(印影など)、タイムスタンプとの併用など、様々な用途に使うことができるサーバツールです。

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「手書きサインシステム」

B2C契約において、電子証明書を個人向けに発行申請する時間や手続きを契約処理前の業務に組み込むことができない場合の対策として、手書きサインによる個人向けの署名機能を提供します。個人向け賃貸契約、建築請負契約など個人向け契約に幅広く採用されています。

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使用例

営業担当者がiPadなどを用いて契約内容の説明を行い、電子契約書に手書きのサインをしてもらいます。

その後、自社の電子署名を行い、ポータルサイトでお客様が電子契約書を参照できるようにしたり、電子契約書をメールで送付したりすることが可能で個人向け契約が電子的にどこでも行えるようになります。電子的に行えることでお客様との商談によって、契約内容の修正を電子的にその場で行い、契約に進むことができることや、社外に大量の書面の契約書を持ち歩かなくて済むなど安全面の効果も期待できます。

「企業内コンテンツ管理」

「文書管理システム」

企業内文書管理システムの導入により、

  • 製品情報や契約文書、提案書など様々な文書を関係者と共有し、かつ各社員のPCでの保存を禁止することで情報管理をより徹底することができます。
  • 社外や出張先からも必要文書を検索し、参照したい。
  • 情報漏えい事故は防止しつつ、PC内文書と同様の使い勝手を実現したい。
  • 過去の情報資産を有効に活用するとともに、重要文書や取引文書を安全に管理したい。
  • 文書の改訂管理や改訂通知を確実に行い、手戻りの発生を防止したい。

などの様々な課題を解決します。

文書管理システム「D-QUICK7」の特徴

  • Web環境でありながら、保管された文書ファイルの編集や参照がPC内文書と同様の高い操作性を実現しています。
  • 参照や編集した文書データを操作中のPCに残さないため、情報の漏洩対策が行えます。
  • 契約書や設計書、申請書などプロジェクトで発生した文書を一元的に管理したり作成状況や承認完了状況などのステータス管理や改訂履歴管理、アクセス権制御ができます。
  • プロジェクトや社内の文書管理分類などに合わせたキーワード属性による検索や全文検索が行えます。
  • 充実したAPIにより様々な機能追加・変更や外部システム連携が行えます。
業務情報をデジタル管理・交換

DQUICK7については、下記を参照ください。
http://www.i-site.co.jp/package-products/d-quick7/

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