BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT業務プロセス改善

弊社が目指す業務プロセス改善ソリューションは

• 社内での申請や稟議処理をワークフロー管理システムによって電子化し、書面の持ち回りの手間と時間を大幅削減し、承認者の長期出張などによるリードタイムの圧縮をする。
• 承認された結果を購買システム、発注システム、人事システムに連携し、二重入力の手間や手入力によるミスを無くす。
• 関係先との業務依頼や業務結果のインプットやアウトプット情報を電子化することで、リアルタイムに最新情報を授受することで、数日を要していた変更情報の徹底や工程間の入出力・授受にかかる時間を数日から数時間に劇的に圧縮する。
• プロセスの見える化により定型業務においてもボトルネックの解消や、効率を阻害している問題などを浮き彫りにすることで継続的なプロセス改善が行える。

ことを目指しております。

以下にその目標を実現するための主要なソリューションを紹介します。

業務プロセス管理プラットフォームとは

企業内業務プロセス管理システムや、様々な業務アプリケーションを統合化するBPMの導入支援を行います。グローバルで数多くの実績を持つOpenText社のBPMプラットフォームである「AppWorks」を始め、中規模向け簡易ツール「業務ナビ」を用いたソリューションを提供します。BPMの導入により、以下のような導入効果が期待できます。

• 部門間、担当者間における業務連絡や業務指示が書面による受け渡しや持ち回りに依存することで発生する情報伝達遅れ、作業漏れ、決済の遅延などの問題を解決します。
• ユーザー毎のTODOリストの確認、処理待ちとなっているタスク管理が誰でも行え、業務の見える化により、担当者レベル・管理者レベルでの進捗管理が容易に行えます。
• 新任の担当者や発生頻度の低い業務について、依頼された業務の処理方法がわからない、申請方法がわからない、どのシステムで何を入力し、確認しなければならないかわからないなどためにルール通りに処理されないことや業務効率化が大きく阻害されることが少なくありません。BPMは、業務プロセス内のアクティビティ毎に何をどのように処理すればよいかをガイドし、新たな業務や頻度の少ない業務においても誰もがルール通りに、確実な業務処理を支援します。
• プロセスが電子化することで、人手によるイレギュラーな処理を無くし、ルールに基づいた確実な処理が行えることや作業ログが確実の記録されることでコンプライアンスが大幅に強化されます。

「OpenText AppWorks Platform」

OpenText社の「AppWorks Platform」は、複雑なビジネスプロセスを管理するシステムを構築するためのSOA（Service Oriented Architecture：サービス指向アーキテクチャ）、BPMS（Business Process Management Suite：業務プロセス管理スイート） 、CAF（Composite Application Development：複合アプリケーション開発）機能を統合した開発プラットフォームです。

ビジネス環境の変化や社内ルールの見直しに伴う業務プロセスの変更に柔軟に対応したい、競争力強化や生産性向上を図りたい、といったご要望に迅速にお応えします。

OpenText 「AppWorks Platform」の特徴

「業務navi」

業務naviとは、部門を横断する業務の依頼・指示や進捗管理、タスク管理を支援する中小規模向け簡易ツールです。業務naviの特徴は、

• 業務naviはプログラミングすることなく業務プロセスや手順書の定義を行え、素早く導入することができ、短期間で効果が表れます。
• 各種業務プロセスをフローとして定義でき、業務プロセスにおける担当者ごとに行うべき業務処理内容の説明表示、担当者ごとのタスク管理や承認処理や差し戻し処理や、次のプロセスの担当者への依頼事項を申し伝え事項の記入などの機能により、業務プロセスをすべて電子的に行うことができる業務をナビゲーションするシステムです。
• また、申請・承認プロセス管理だけではなく、プロセス毎の担当者の進捗管理と業務マニュアル表示を行うことによって、業務進捗の見える化、業務ルール遵守の徹底、抜け漏れ防止の効果があります。

「業務navi」の導入効果

業務プロセス、個々人のタスク、全体進捗などを可視化することによって、作業期間の短縮や作業効率が向上します。

最新マニュアルと業務のカプセル化、作業タイミングの適切化、業務フローの統一化などプロセスの標準化を行うことによって、業務ルールの徹底および業務品質の向上や作業遅延が減少します。

大幅に時間のかかるボトルネックの発見、作業ミスの発生しやすいタスク、組織変更による業務変更などを分析することによって速やかに業務プロセスの改善や変更を行えます。

BPMおよび電子証明書によるペーパレス化事例

給与明細配付の電子化事例

＜導入概要＞

秘密度の高い給与明細の配付をペーパレス化にあたり、明細情報の登録から明細作成、配信データの作成およびセキュア配信のシステムをBPMおよび電子署名＆暗号技術で実現した。

＜導入目的と技術面のポイント＞

• 総務課の給与明細業務の負担軽減および配信コスト削減、社内業務の効率化
• 社員の給与明細の参照の利便性向上
• 電子証明書の利用による安全な配信サービス実現、およびBPMの活用による業務可視化

＜給与明細配信に電子証明書を使用した理由について＞

・給与明細の通知は大変重要な業務であるため、当然、決裁が必要になります。決裁には、印鑑やサイン、またはメールを使用するのが一般的ですが、弊社では、社外勤務や海外出張者が多く、印鑑やサインで決裁の証しを残すのに、無駄な時間や労力がかり、非効率となっていました。かといって、メールを使用では、信頼性や証跡管理面で問題があるため、業務プロセス管理システムによるワークフロー管理および電子証明書を用いた明細書の暗号化を行い秘密性の高い文書の配信を可能としました。

給与明細電子化を推進した管理部（大加茂部長・後田さん）へのインタビュー

Q1：「給与明細の電子化」導入前の問題点や困っていた点は何ですか？

—– たくさんありましたが、主に以下の事に悩まされてきました。

①給与明細の印刷から封入、封筒のラベル貼りの全てを手作業で行っていたため、とても時間がかかっていました。

②重要な個人情報ですので他人に見られないよう、印刷の際はプリンターの前に立って行うなど、非常に気を遣っていました

③給与明細を封筒に封入する作業では、入れ間違いのミスが許されないので、2名でＷチェックっていました。非常に緊張する、精神的に負担の大きい作業でした。

④毎月、給与振込日の前日までに確実に給与明細を全社員の元へ届けられるようにしなければならないので、事前に長期出張や社外勤務している社員や産休等の休職中の社員に、送付先や受け取り可能時間帯を確認する必要があり、とても面倒でした。また、配送手配後に急遽、送付先が変更になった場合など、対応しきれないこともありました。

⑤毎月10か所以上はある発送先へ、個別の送付状等準備を行わなければならず、梱包の作業も含めると、時間も労力もかかって、大変でした。

⑥普通郵便で届けておらず、問い合わせ番号等で送付後も追跡できる方法で発送していましたので、送料のコストがかかっていました。

⑦給与明細の控えは７年間保管しなければならず、その保管場所の確保と鍵の管理が面倒でした。

⑧給与明細に使用する専用の帳票用紙（1 枚 20 円）が高く、発行するだけでコストがかかり、また、在庫を切らしてはいけないので、帳票用紙の在庫確認をするのも手間でした。

Q2：導入後の効果はいかがでしたか？

—– 給与明細の印刷や封入作業をする必要がなくなり時間短縮とコスト削減（下表参照）ができただけでなく、セキュリティ面ではJIPDEC が推奨するJCAN 証明書を使用しているので、安心して配信ができ、精神的な負担がなくなりました。また、ボタンひとつで配信されるので、配送の手間もなくなり、自動的に一括で給与明細がPDFファイルとして生成され、そのままデータ保管ができるのでので、ペーパレス化され、給与明細の保管場所の確保も不要となりました。先にお話しした問題点や困っていた点がすべて改善され、大幅なコスト削減、精神的負担の軽減ができました。

一番感動しているのは、エクセルファイルから自動でPDF ファイルを生成してくれるだけでなく、全ての PDF ファイルが各社員のJCAN 証明書の公開鍵により暗号化され、復号するには、各社員の JCAN 証明書 の秘密鍵と各社員が設定した秘密鍵のパスワードが必要になります。一般的に使用されている給与明細配信 システムのセキュリティは、ID とパスワードのみですので、セキュリティ面で不安なところがありますが、 弊社の給与明細配信システムはそれに＋αして『JCAN 証明書』を使用することにより、セキュリティ面はまさに鬼に金棒なんです！精神的な負担の軽減は言うまでもありませんが、時間的にも余裕が持てるようになり、その分を他の業務に回せるようになったので、本当に助かっています。

社内各種稟議、申請業務プロセスへの適用事例

課題：

• メールや電話での連絡に依存していたため、次工程の担当者に確実な指示内容や連絡事項が伝わらない
• 購入物毎、購入先ごとに異なるプロセスがあり、複雑な手順が浸透しない
• 決済完了期限や物品購入期限まで余裕が無く、書面やメールでの稟議では間に合わなくなることが少なからず発生していた
• 承認記録や決済記録を書面により人手で記録していたため、抜け漏れの危険性もあり、コンプライアンス上の問題となっていた

改善結果：

• 手順書ミスによる手戻りがなくなり、申請から決済完了までの日数が短縮された
• 業務がフロー化されることによって、確実な伝達が可能となった
• 進捗確認が可能となり、遅延対策が可能となった
• 業務が共有できるようになり、抜け漏れがなくなった

広告代行業務請求処理プロセスへの適用事例

課題：

取り引き先より作業担当者が、東京・大阪・姫路・中国（成都）と複数拠点で作業している上に取引先ごとに処理内容が異なり、下記の問題が発生していた。

• 処理漏れが多い
• 取引件数が多く、遅延が発生しないように処理をしたい
• 誰が何をやっているかわからなく、共有できていない
• 作業工程が多く、請求根拠確認に時間がかかる

改善結果：

• 進捗確認が可能になり、業務の段取りがしやすくなった
• 誰がボールを持っているか一目でわかり緊急対応などがしやすくなった
• 一目で完了タスクと実行中のタスクが見えて、抜け漏れがなくなった
• 業務マニュアルとして活用できるようになり、新人の早期戦力化、引き継ぎができた
• 判定処理を見直し、処理をシンプル化したことによって作業時間短縮を実現
• 管理台帳作成手間が不要となった